多了情感的語言，少了量化數字確認，將使會議冗長且沒有效率。小組會議的本質應該是：充分的準備、嚴謹的紀律、貫徹的執行。
文◎徐國楦
上個月我們談到數字的量化可以做到組織目標與現實面的差距分析，以及有效合理的分配，目標是可以達成的，可是分析與分配這些手段僅僅是計畫階段，尚且需要執行面的挹注，才能真正達成組織目標，因此本次針對上下線常常召開的小組會議進行探討，看看實際面應該如何執行。
會議文化
一般人所知道的直銷界，大概給人的印象是透過不斷的會議激勵、不斷的開會分享經驗。在這裡不談激勵文化，我要討論的是，一個會議的發起與進行，有其背後的意義，如果瞭解這些意義並且落實，開起會來才有實質的效益。以下我們介紹韓國三星企業的會議文化，看看別人怎麼進行會議的。
- 凡是會議，必有準備：在三星，永遠不開沒有準備的會議，會議最大的成本是時間，時間就是金錢，所有與會人員要做好準備，不能進了會議室才開始思考。
- 凡是會議，必有主題：在三星，開會必須要有明確的會議目的，沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費大家的生命。
- 凡是會議，必有紀律：在三星，開會設一名紀律檢查官（一般由主持人擔任），在會議前先宣佈會議紀律，並且維持會議進行的品質。
- 凡是會議，必有議程：要在會議之前確認會議議程，進而了解會議的目的、時間、內容，每一項討論必須控制時間，不能漫天而談。
- 凡是會議，必有結果：開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結果，是對大家時間的浪費，會議的決議要形成記錄，並當場宣讀出來確認。沒有確認的議題，可以另案討論，達成決議並經確認的結論，馬上進入執行階段。
- 凡是開會，必有訓練：在三星有專門針對如何開會的培訓，對每個層級的員工都有足夠的「會議訓練」——包括如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場彙報等。
- 凡是開會，必須守時：設定時間，準時開始、準時結束。
- 凡是開會，必有記錄：一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限。
- 凡是散會，必有追蹤：會後每項決議都要有跟蹤、稽核檢查。
他山之石，可以攻錯。我們可以回想一下，印象中的會議是怎樣進行的，似乎多了情感的語言，同時也少了量化數字確認，使得會議冗長、沒有效率。因此，小組會議的本質應該具備以下3個要件：充分的準備、嚴謹的紀律、貫徹的執行。
小組會議的本質
- 充分的準備：與會者沒有任何準備，兩手空空就來開會，因此光是讓每個人進入狀況就會耗掉許多時間。事先告知會議的主題及目的，並將議程寄發給與會者，與會者備妥並閱讀報告資料。每位與會者均做足準備，會議才能迅速進入主題，有效討論及決議。
- 嚴謹的紀律：開會無法準時開始與結束，意味著平常工作的推展也是拖拖拉拉的，因此會議紀律的首要就是時間的精準掌握，準時開始、準時結束、按照議程進行。紀律又與前述的準備相互呼應，如果準備周詳，會議當然可以精準執行。開會最忌不準時開始、不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。
- 貫徹的執行：很多會議會而不議、議而不決、決而不行。這些問題，都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。因此會議記錄必須忠實記錄人、事、時、地、物，紀錄整理好之後，開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。主席要確認上次決議事項辦理情形、本次決議事項內容與任務指派，尤其要展現「議必決、決必行」的決心，指定負責及協辦人員，議定完成任務日期、進度檢查點。
開會啦！
很久很久以前，老鼠就在想法設法擺脫貓的困擾。一天，老鼠們聚在一起開會，商量用什麼方法對付貓的騷擾，以求平安。到會的老鼠們紛紛獻計獻策，討論一直持續到深夜仍無結果。
最後一隻小老鼠站起來提議：「我們不如在貓脖子上拴一隻鈴鐺吧，只要它一動，鈴鐺馬上發出響聲，我們聽見這個聲音就趕快逃跑。」大家對此建議報以熱烈掌聲，並一致通過。有一隻年老的老鼠坐在一旁，始終一聲沒吭。這時，牠站起來說：「這個主意真的不錯，這樣做毫無疑問很有效。可是，我有一個問題：派誰去掛這個鈴鐺呢？」
這或許是個笑話，但很清楚地告訴大家：
- 這個會議一直持續到深夜仍毫無結果，意味著是沒有準備的會議。
- 會議的目的在於商量用什麼方法對付貓的騷擾，但貓是老鼠的天敵，不是對付貓，而是如何避開，所以錯誤的開會當然後有錯誤的結果。
- 在貓脖子上拴一只鈴鐺，其實是無效的建議，不能執行的建議就是無效。
- 拴鈴鐺的建議竟然受到大家熱烈的支持，意味著已經離題，要不是年老的老鼠提醒，大家還以為真的可以執行。
上述放諸四海皆準，所以，可以開會了嗎？
（原刊載於2015年5月【直銷世紀】269期，收藏紙本雜誌，請至直銷世紀市集購買。）