樂活主義下的工作生產力

范揚松 ( 企管博士、瑞士歐洲大學MBA教授,大人物知識管理集團董事長,歡迎交流或上網 http://www.greatman.com.tw/educate.htm )

綠色思潮下,樂活主義被現代人奉為生活圭臬,環保、有機、健康、休閒……全部滲透在日常生活中,也影響職場生活的選擇,越來越多白領階級工作選擇已從薪資獎金、股票期權,轉向是否符合個人價值觀、志趣專長及生活主張,企業經營管理者也無法漠視員工身心的管理。如何在工作效率與個人樂活間維持平衡,以創造勞資雙贏,將是值得深究探討之議題,筆者的基本看法如下述:

有快樂熱忱的員工,才有成效卓越的工作團隊。
有卓越的效率,才能結合企業目標,發展出有效能的組織。

因此生產力必須目標效能與工作效率的乘積,即生產力等於目標達成效能 X 投入產出比率。 我們舉「回收紙二次利用」說明許多企業降低成本的做法不一定是對的。我公司幕僚主管要求過期或多印製的教材、講義、論文背面拿來影印,自以為節省紙張支出,弄巧成拙,反而浪費更多!

●忘了取下釘書針,造成機器故障,徒增維修時間與成本;
●回收紙易夾紙,也讓影印機加速折舊,造成停工待修;
●回收紙有時正反面擺錯,導致印錯頁面而浪費碳粉;
●回收紙兩面列印,容易混淆閱讀,造成工作效率降低。

正確的作法應是精準控制印刷數量,採用事前確認到課人數,即使教材、講義有剩,可於下次課程標價出售,實已過期則改變用途,作成背面書寫的便條紙。

另一則浪費紙張案例莫過於網路資訊的列印。有時只需中間文字部分,但卻連許多不相干的資訊與廣告一起列印出來。為避免浪費,應採「綠色列印」(Green Print)觀念,運用「友善列印」功能或編輯軟體「只列印必要部分」,百人規模的企業為例,可年省14萬張用紙。

提升辦公室生產力,資源投入要精實節約,產出要有質量俱增。環保化、科技化、人性化與個人化已是辦公室必然趨勢,也隱藏極大的商機空間,以下依序說明。

首先討論環保化下的綠建築(材)觀念。

辦公室除了外觀造型符合功能使用外, 更強調綠色環保,安全舒適。綠色建築強調建築應符合當地生態而設計施工,減少用電用水,有完整的回收再生系統,採用的建材如鋼筋、地磚、內外牆磚皆須無輻射符合環保綠色標章,辦公室內所使用的桌椅櫥櫃,必須減少或消除對人體有害的物質,如致癌物甲醛或其他螢光化合物,其設計要符合人體工學外,需依產、銷、人、發、財部門性質,隨需應變因事制宜作調度與佈局,安全舒適的工作空間是生產力提高的基礎工程。

其次,我們探討科技化對生產力的助益。
自動化科技將生產銷售環節做緊密結合,從接單排程、倉儲物流、自動化或無人化生產機器結合遠端監控,創造了高產量與品質的產品。在辦公室內亦然,資料的搜尋、製表、分類、儲存或轉移都在資料系統中快速完成,高難度的分析探勘或情勢研判,有時必須借重資訊科技運算與比對模擬,最後產生最佳決策。現代辦公室科技讓工作者能日理萬機,指揮調度,運籌千里之外的局勢變化,如企業資源規劃系統(ERP),企業供應鏈管理系統,顧客關係管理(CRM)系統,與資料倉儲探勘系統、知識管理(KM)系統,遠距學習(E-Learning)系統,都大幅提升了管理人員的生產力。

企業家的事業版圖因ECFA簽署而擴大市場,不僅限中國,甚至全球分工佈局,辦公式也因而分散,如何將不同地區資源整合加以應用,在時間、成本、品質的競爭壓力下,即時反應市場需求或作出應變決策,必須借重科技化、網絡化、虛擬化的辦公室資料系統,方能克盡其功,維持競爭優勢。

接下來我們探討人性化對生產力的意義何在?

企業運作以人為主體,人是企業重要的資源與資產,如何讓人在企業內滿足生理、安全、歸屬、自我實現等需求,獲得激勵,進而創造價值。不論再宏偉精緻的辦公室大樓,成效能多麼卓越、效率能多麼高超的資訊系統,若人未能被激勵、開發潛能,甚至行屍走肉、暮氣沉沉,上述的辦公室設備猶如廢墟、爛鐵。因此我們必須重視如何有效從五大需求人性角度激勵員工生產力。

●生理需求方面:有效工時體能掌握,企業需制定合理新資、獎金、獎勵津貼制度;良善保健制度、醫療補助;輔建住宅或廣建宿舍及提供優惠貸款;配合勞工政策,優化工作環境與勞動條件。
●安全與安定的需求:依法雇用,辦理勞健保險,公平合理晉升或淘汰制度,講究工作職場安全,防範職業傷害,個人資料保密,免於心理受威脅。
●歸屬與愛的需求:被接納,凝聚團隊意識;協助諮商輔導促進人際交流,舉凡團隊活動或社團(群),都應積極提倡創造彼此的互動熟識與接納;

享有入股權利,享受利潤分配;人人平等,有教育成長機會。

●自尊的需求;讓自己有責任、榮譽及自我改進;要有公平公開的績效考核;結合能力與培訓的晉升制度;對事不對人的表揚激勵;機會均等的甄選進修,給予頭銜擴大權限與責任;職務輪調,被培養為接班人選。
●自我實現需求;能發掘個人專長,實現目標;此包括提案制度下參與興革意見;參與決策,貢獻真知灼見;入股分紅或內部創業;立德立功立言的傳承制度。

五大需求的追求乃逐級而上,所謂「衣食足而知禮義;倉廩實而知榮辱」,愈高需求層次的滿意,將創造更高的生產力,滿足前三項需求的做法稱為「保健因素」,至多維持企業要求的績效水準,後兩個高層次需求的滿足,可帶來可觀的生產力,稱之為激勵因素。

最後,想探討個人化與生產力的關係。

因為資訊科技的發展,人性化管理風潮下,80後的新新人類湧入職場,許多管理的方式必須改弦更張,另起爐灶,才能激勵與領導這一群人,過去強調集體、威權、團隊似已成「老梗」,談「分眾」、「小眾」略有過時之嫌,現在必須以「個人」「客製」基準提升生產力,借重「才產2.0」書中〈建立個人的工作方式〉的觀點以及筆者的研究,樂活主義下個人工作方式有八個角度值得企業管理者關注:
1. 個人化資訊與生產力;「量身訂作」與「客製化」為核心概念,資訊網路、入口網站……可能為每一個「我」設計。如藍斯達無線系統(Landstar)可以追蹤卡車裝載物的可用負載量,此舉可以節省來回協調的時間。
2. 個人化的空間;思科公司籌組有效資源運用單位,整合配置合作空間、個人空間以及資訊架構再設計,有34%員工使用行動化工作空間。
3. 個人化團隊;西南航設立團隊成員(機師、維修人員等)標準,有助選擇新成員。微軟則加入嚴格技能符合度測試,強化個人化團隊的效果。
4. 個人化工具;將採購、外包、用人權利,甚至預算交付個人,在預算內及相容標準,其他自行決定找到最佳的工具或人力組合。
5. 個人化的學習;比線上學習更進一步創造即時、實用、有效制度符合客製需求的解決方案,學習內容與任務工作緊密相連,活學活用。
6. 個人化的訓練教導;新進人員初期培養或資深員工技能需提升,康寧公司採用一對一方式協助輔導,指派專家扮演「激勵」與「引導」角色。
7. 個人化福利;薪資基數、紅利保險,股票選擇等都可自由選擇搭配,每年選擇一次,亦可三年為一期限。
8. 個人化未來;運用模擬科技化精密的個人規劃工具中,將更有效且精準地進行團隊管理、工作產量、動線管理及職涯選擇。

在綠色環境思潮下,樂活主義應運而生,影響個人的生活也對工作環境、管理方式造成衝擊,為提升辦公室生產力,從硬體建築、設備、器具要符合綠色標準外,軟體面的資訊網絡、人性制度、個人客製化的工作方式,都應有效地調整或流程再設計。筆者深信,生產力不只靠單一的軟體或硬體可達成,必須軟硬兼施,有機生成與發展,相互創造最高效能與效率,亟盼本文的論點及實務做法能裨益於國內外的企業與組織。